Administratie bijhouden: 3 tips

Administratie bijhouden: 3 belangrijke tips

Wie geld wil besparen, doet er goed aan om zijn administratie op orde te hebben. Wanneer je inzicht hebt in je geldzaken en je administratie, kan je betere keuzes maken en weet je precies waarop je kan besparen.

Het voordeel van inzicht krijgen of houden in je geldzaken geldt voor particulieren net zo goed als voor een zzp’er. Dit artikel gaat specifiek in op de behoefte van de particulier.

administratie op orde

Alle begin is moeilijk

Je administratie bijhouden. Misschien vraag je je af: waarom zou ik eraan beginnen? Het is tenslotte een heel vervelende klus om te doen!  Daar ben ik het mee eens. Maar ik heb wel 2 redenen voor jou om het wel te doen:

  • Als je meer inzicht krijgt in je eigen persoonlijke financiën, kan je ervoor zorgen dat je niet snel in de financiële problemen komt!
  • Als je eraan begint, is het begin moeilijk want je hebt nog niks vast en moet van scratch af beginnen. Maar in de loop der tijd wordt het bijhouden van je administratie steeds makkelijker. Je weet dan precies wat je moet doen, hoe je moet kijken en waar je moet zoeken. Iets dat je vaker doet, wordt sneller dan je denkt een gewoonte. En een gewoonte is niet (meer) omslachtig.

Eerste stap: plan het!

Het is makkelijk te denken ‘Ja, ik ga mijn administratie doen met deze mooie tips!’ maar als je het niet plant, is de kans groot dat je het na een tijdje vergeet te doen. Of dat je er geen tijd meer voor over houdt.

Zeker aan het begin is het belangrijk dat je er een gewoonte van probeert te maken, voor in de toekomst. Want het kan er zo bij inschieten met de dagelijkse rompslomp van het leven. Door het te plannen, kun je er niet omheen. Dat is net als je beslist te gaan sporten. Als je het niet plant, ga je makkelijker beslissen dat het niet hoeft. Als je het voor jezelf wel duidelijk hebt – 3 keer per week bijvoorbeeld, misschien zelf met vaste dagen – ga je langer volhouden.

Hoe vaak?

De meeste experts adviseren je om je administratie 1 keer per week bij te houden. Of dat doel voor jou haalbaar is, moet je zelf bepalen. Als dat doel te hoog gegrepen is, is de kans dat je ermee stopt aanwezig. Daarom raad ik je aan om te kijken wat het beste bij je past, wetend dat het wel gaat om bijhouden en niet elke keer opnieuw weer opzetten ;-).

Aangezien we steeds minder papieren post ontvangen, maar ze voornamelijk digitaal worden gestuurd, raad ik je zelf aan om dit in ieder geval minimaal 1 keer per maand te doen. En bij alles wat digitaal is, 2 extra mapjes aan te maken in je mailbox. Het eerste mapje heet ‘administratie bijgewerkt’. Het tweede mapje heet ‘Administratie dringend’ en wordt pas geleegd en in het eerste mapje gezet, wanneer de berichten behandeld zijn.

De allereerste keer zal het zeker even duren om het overzicht te krijgen. Maar dat gebeurt niet meer als je het blijft bijhouden.

administratie bijhouden

Tweede stap: zet je administratie op!

Om te beginnen, heb je iets nodig om je administratie te ordenen en bewaren. Een ordner of ringbanden met tabbladeneen perforator en paperclips zijn noodzakelijk. Dat kan je je administratie perforeren, bij elkaar houden en in je ordner stoppen.

Als je, net als ik, moeite hebt met ordners – ik vind ze gewoon omslachtig – kan je ook de Voel je vrij administratiemap aanschaffen. Je kan ook gewoon een elastomap of sorteermappen gebruiken. Dan hoef je geen gaatjes in je administratie te prikken en gaat het archiveren sneller. Het grootste voordeel is dat het sneller gaat met je administratie.

Het nadeel met een elastomap of de Voel je vrij administratiemap is dat je administratie niet uit elkaar gescheiden is door tabbladen. De scheiding tussen de verschillende documenten hoor je zelf te creëren. In de administratiemap heb je wel een blocnote die je daarmee kan helpen. Het nadeel van een sorteermap is dat je niet makkelijk uit kan breiden met nieuwe kostenposten, als alle vakjes bezet zijn.

Wat nog meer?

Je hebt ook een archiefbakje nodig waarin je je onbehandelde post kan bewaren. Zolang dat bakje vol is, weet je dat er nog administratie is die je moet bewerken.

TIP: Een extra archiefbakje voor openstaande facturen kan handig zijn. Dan weet je te allen tijden dat wat er in dat bakje staat, dringend is en je aandacht nodig heeft. Je wilt tenslotte geen aanmaning ontvangen.

Derde stap: controleer alles, sorteer het nodige!

Okay, dat klinkt misschien overdreven maar als je er een gewoonte van maakt (digitaal of op papier) te controleren, kan je veel sneller reageren wanneer er een fout is gemaakt.

Nadat je gecontroleerd hebt waar de post over gaat, ga je sorteren. Reclame kan je weggooien als je er niks mee doet. Post die geen betaling vereist, ga je bewaren in je ordner. Met de tabbladen weet je dan precies waar je het moet opbergen.

Om het makkelijker te maken, zorg ervoor dat de laatste post bovenaan staat. Dan kun je makkelijk zoeken op datum.

Openstaande rekeningen

Openstaande rekeningen kun je in je map of een archiefbakje bewaren. In je map, plaatst ze dan vooraan zodat je ze altijd ziet wanneer je je ordner opent. Deze methode werkt goed als je met regelmaat je ordner opent. Doe je dat niet omdat je toch niet zo vaak aan je administratie wilt werken, gebruik dan een archiefbak met ‘TE BETALEN’ in het groot geschreven en zet dat bakje neer zodat je het dagelijks kan zien en niet vergeet.

Eens betaald, kan je de rekening in de ordner plaatsen. Schrijf wel eerst op het document de datum dat je de factuur hebt betaald. Dan kan je het makkelijk terugvinden op je bankrekening en als je er weer naar kijkt, weet je dat het betaald is.

TIP: Al ben ik geen voorstander van printen, als je moeite hebt om je administratie bij te houden omdat je het digitaal en per post ontvangt, kun je beslissen om de digitale versies uit te printen en in je ordner te stoppen.

Een andere mogelijkheid is om een A4 per tabblad te plaatsen en erop je digitale posts te registreren. Met datum, e-mailadres (waarop je het hebt ontvangen), de map waarin je het bewaart, titel e-mail (om het makkelijk terug te vinden), bedrag (als het een factuur is) en datum dat het betaald is. Als dat laatste column leeg staat, weet je dat hij nog niet betaald is. Is het ingevuld? Dan is je digitale post in orde.

administratie op orde

Hoe lang bewaren?

Veel mensen gooien hun documenten weg wanneer ze ze hebben gelezen, behandeld of betaald. Alleen is het eigenlijk handig dat je sommige van je documenten goed (en soms heel lang) bewaart. Het is voor een particulier niet wettelijk verplicht. Maar aangezien de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen, is het verstandig om je administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

Ook kan het zijn dat je een conflict hebt met een van je providers (energie, telefonie, enzo) en dat je bewijzen nodig hebt om je gelijk te krijgen. En  als je in de schulden terechtkomt en een schuldhulpverlening wilt aanvragen, vragen ze wel eens naar die documenten. Als je ze niet hebt, zorgt het wel eens voor dat je niet meegenomen wordt in het traject.

Door je administratie op te zetten, kun je ervoor zorgen dat je deze papieren altijd terug kan vinden, mocht je ze nodig hebben. Hieronder zet ik een lijst van de documenten en hoe lang je ze kan bewaren.

Lijst bewaartijd

  • 1 jaar bewaren:
  1. Rekeningen van gas, elektriciteit en water  —-> 1 jaar
  2. Aanslagen van gemeentelijke heffingen  —-> 1 jaar
  3. Aanslagen van waterschapsheffingen  —-> 1 jaar
  4. Rekeningen van telefoon, internet en tv  —-> 1 jaar
  5. Laatste bericht over de premie van het komende jaar  —-> 1 jaar
  • 2 jaar bewaren:
  1. Garantiebewijzen  —-> 2 jaar
  2. Salaris- en uitkeringsstrookjes —-> 2 jaar
  • 5 jaar bewaren:
  1. Jaaropgave —-> 5 jaar
  2. Kopie/print aangifteformulier inkomstenbelasting  —-> 5 jaar
  3. Aanslagen inkomstenbelasting  —-> 5 jaar
  4. Bewijzen die je bij de aangifte van inkomstenbelasting hebt gebruikt (zoals bonnen, eigen bijdrage AWBZ e.d.)  —-> 5 jaar
  5. Toekenning/veranderingen huren zorgtoeslag  —-> 5 jaar
  6. Afschriften banken girorekeningen  —-> 5 jaar
  7. Bank- en giroafschriften  —-> 5 jaar
  8. Belastingpapieren met bewijsstukken  —-> 5 jaar
  • Onbepaald:
  1. Huurovereenkomst  —-> Zolang u de woning huurt. Het is ook verstandig om deze na de opzegging een periode te bewaren.
  2. Polisvoorwaarden —> Bij wijzigingen van de polisvoorwaarden of bij overstappen naar een andere zorgverzekeraar is het noodzakelijk de laatste en de voorlaatste polis en polisvoorwaarden te bewaren.

En nu?

Nu dat je je administratie op orde hebt, is het tijd om je kasboek te maken en bij te houden. Dat geeft jou gelijk inzicht over hoe je ervoor staat met je financiën en of je mogelijkheden hebt om geld te besparen. En als je in het rood staat, kan het je helpen om eruit te komen.

 

Meer tips over geld besparen >>

 

 

Eén reactie

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.